10+1 tool per migliorare la produttività

10+1 tool per migliorare la produttività

Le app e i siti più utilizzati per ottimizzare e condividere il lavoro, smettendo di perdere tempo e diventando più produttivi.

Che lavori come dipendente, imprenditore o lavoratore autonomo, il tempo non dovrebbe mai essere sprecato. Esistono diverse tecniche utili a

Che lavori come dipendente, imprenditore o lavoratore autonomo, il tempo non dovrebbe mai essere sprecato.

Esistono diverse tecniche utili a ottimizzare la propria attività quotidiana, risparmiando tempo ed energie. Per semplificare ancora di più il lavoro, è possibile far ricorso alla tecnologia. App e siti pensati appositamente per organizzare il lavoro, chat e calendari condivisi e tanti altri strumenti possono infatti venire in nostro soccorso. Eccone alcuni, tra i più efficaci, da utilizzare quotidianamente.

Tenere un diario (fisico o virtuale)

Si tratta del primo e più utilizzato strumento, utile a migliorare la produttività e ordinare le idee. Che sia un supporto cartaceo o digitale, poco importa, l’importante è trasferire parte del flusso di lavoro e della pianificazione giornaliera su un supporto esterno.

Un consiglio potrebbe essere quello di appuntare impegni e to do list al mattino, prima di iniziare le attività, e a fine giornata. Serve a pianificare il giorno successivo e ricapitolare quello precedente. Il diario è un ottimo strumento anche per registrare pensieri, citazioni, idee o ispirazioni improvvise. Il vantaggio di avere un block note cartaceo, di supporto a un’agenda elettronica, poi, è poterlo tenere sempre con sé, pronto all’uso in qualsiasi momento.

Approfondisci: Come (e perché) tenere un diario ti aiuta ad avere successo

Il timer “pomodoro”

Più che un tool digitale è una tecnica di gestione del tempo. Sviluppato da Francesco Cirillo negli anni ‘80, consta nell’osservare una metodologia molto semplice.

La prima cosa da fare è impostare un timer a 25 minuti. Questo tempo sarà dedicato per lavorare ininterrottamente. A questa sessione, segue poi una pausa di 5 minuti. Il ciclo può essere ripetuto quante volte si vuole e variato in base alle proprie esigenze.

Esiste un sito, pomofocus.io, che aiuta nel mettere in pratica questa tecnica.

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Notion

Un tool molto potente è Notion. Si tratta di un’applicazione con numerose funzionalità, come blocchi per prendere appunti, database, lavagne, calendari, promemoria. È uno strumento che si adatta sia al lavoro di squadra che a quello individuale. All’interno dell’applicazione è presente un menu contestuale, navigabile con le frecce della tastiera e che raccoglie tutto ciò di cui si ha bisogno per ottimizzare e organizzare al meglio il proprio lavoro.

Apple Notes

Apple Notes sostituisce in qualche modo il diario cartaceo. Si tratta di uno spazio digitale in cui possono essere appuntati scarabocchi appunti, con il vantaggio che l’applicazione aiuta a ordinare il tutto, velocizzandone la consultazione. Fornito di default sui dispositivi Apple, l’applicazione sincronizza i contenuti presenti su tutti i dispositivi collegati allo stesso account.

Asana

Asana è un’applicazione web e mobile che può essere adoperata per facilitare il lavoro di squadra. Un team di lavoro può infatti ottimizzare efficacemente la produttività, creando e condividendo progetti, assegnando lavori ai propri compagni di squadra, specificando scadenze e comunicando aggiornamenti sulle attività svolte. All’interno dell’applicazione è inoltre possibile condividere strumenti di reportistica, file e altro.

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Google suite

Si tratta di una suite di software e strumenti in cloud fornita da Google. Include diverse applicazioni tra cui Gmail, Calendar, Currents per la comunicazione, Drive per l’archiviazione di documenti e presentazioni, Moduli e Sites per la produttività e collaborazione, un pannello dedicato all’amministrazione e Vault per la gestione di utenti e servizi. Il servizio è disponibile gratuitamente per gli utenti privati. Esiste però una versione a pagamento che consente di personalizzare gli indirizzi email in base al dominio. La Suite Premium offre inoltre uno spazio di archiviazione maggiore e un’assistenza telefonica e tramite email h24. L’hosting delle informazioni è nella rete di Google o su server tradizionali gestiti internamente dalle aziende.

Todoist

Todoist è un’applicazione web e mobile che serve per organizzare le attività quotidiane. Una vera e propria To do list digitale che consente di attribuire priorità e scadenze a impegni e progetti. Una volta registrati, è possibile creare un progetto da dividere poi in macro categorie ed eventi da organizzare. Ogni progetto può essere diviso a sua volta in step, più piccoli e veloci, e in task con date di scadenza specifiche.

Trello

Trello è un’app web molto utilizzata e diffusa, utile nella gestione dei progetti tra più persone. Si tratta di una bacheca in cui i vari elementi dei progetti sono rappresentati da schede. I passaggi dei progetti da colonne. Ogni scheda viene trascinata da una colonna all’altra man mano che il progetto va avanti.

Grammarly

Grammarly è uno strumento utile a chi produce testi. Si tratta, infatti, di una piattaforma internet che fornisce assistenza per la scrittura digitale. Offre varie opzioni, come il controllo ortografico, l’antiplagio e la verifica della correttezza grammaticale delle espressioni scritte in una determinata lingua. Grammarly può applicare più di 250 regole grammaticali differenti. Utile per chi opera come blogger o giornalista, può in realtà essere adoperato anche per vari altri lavori, come semplicemente la stesura di email o altri testi.

Google calendar

Qui, gli eventi vengono inseriti e memorizzati online, sono dunque sempre disponibili e consultabili. Il calendario realizzato può essere condiviso tra vari utenti, impostando vari tipi di accesso e autorizzazione: in modalità di sola lettura, per esempio, o anche di modifica. Google Calendar può essere sincronizzato con vari dispositivi portatili o altre applicazioni in maniera nativa o tramite software di terze parti.

Dropbox

Dropbox è molto simile a Google Drive: si tratta di un servizio di file hosting che consente di immagazzinare, condividere e scaricare file. Fornisce inoltre la possibilità di inserire commenti e note in maniera molto intuitiva.

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10+1 tool per migliorare la produttività

di Giancarlo Donadio Tempo di lettura: 4 min
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