Come evitare che troppe riunioni uccidano la tua azienda

Incontri improduttivi, troppo lunghi e, in alcuni casi inutili, possono diventare la tomba delle aziende.

Soprattutto durante la pandemia, il calendario degli appuntamenti aziendali è cambiato: le riunioni si sono moltiplicate, costringendo i dipendenti a saltare da un incontro a un altro e trascorrere molto tempo al telefono o in videoconferenza.

Una scelta che ha portato non solo alcuni dipendenti, ma interi team ad allocare la propria attenzione su attività (in alcuni casi anche inutili) diverse da quelle necessarie per il raggiungimento degli obiettivi. Una soluzione pericolosa che a lungo andare può mettere a rischio l’intera vita dell’azienda.

In alcuni casi, la pianificazione delle riunioni è diventata un’abitudine così poco ponderata da avere costi produttivi molto elevati. Cambiare si può, anche attraverso una serie di buone pratiche e regole che possono essere usate come linee guida per trasformare le riunioni in attività performanti e davvero utili al raggiungimento degli obiettivi.

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Il peso delle riunioni nella produttività aziendale

L’emergenza sanitaria, e le varie restrizioni che hanno portato molte aziende a scegliere lo smart working, ha amplificato il problema dell’eccesso di riunioni. L’assenza degli incontri in ufficio ha reso necessario destinare tempi nuovi per consentire alle persone di confrontarsi, in modi alternativi.

Purtroppo, molto spesso le riunioni diventano un’abitudine, in alcuni casi, molto rischiosa. Può capitare, infatti, che a degli incontri necessari, stabiliti con obiettivi chiari, si aggiungano incontri periodici, inutili e anzi, dannosi. Perché rubano tempo ed energie mentali.

L’abuso di riunioni non è un problema nato a causa della pandemia. L’emergenza sanitaria ha sicuramente amplificato la questione, ma è una problematica che affonda le radici in anni di cattive abitudini.

Secondo un articolo della Harvard Business Review, già nel 2017, il tempo trascorso da un dirigente medio in riunione era di 23 ore a settimana. Un lasso di tempo enorme. Soprattutto se si considera che il 65% del campione analizzato affermava che proprio per colpa delle riunioni non riusciva a completare il proprio lavoro, mentre il 71% le giudicava addirittura improduttive e inefficienti.

E in termini economici? Secondo uno studio della scuola di management di Anversa, ogni azienda perde 2.500 euro l’anno a dipendente per le riunioni inutili. Un costo, anche di tempo ed energie, che potrebbe essere risparmiato, adottando alcuni semplici accorgimenti.

Come tagliare gli incontri inutili e rendere più efficaci quelli necessari

Esistono tre aree chiave in cui intervenire per migliorare il modo in cui un’azienda programma le riunioni: rivedere le regole e le politiche ufficiali su quando tenerle e quanto a lungo; usare nuovi strumenti che ne migliorino l’efficienza; formare i manager al fine di rendere gli incontri più creativi e proficui.

Approfondiamo i tre diversi aspetti uno per uno.

Regole nuove per incontri nuovi

Accenture ha recentemente pubblicato una guida per i dipendenti in Nord America, finalizzata a strutturare riunioni più efficaci. I punti principali riguardano alcuni cambiamenti di prospettiva all’interno delle aziende che includono:

• Evitare di pianificare riunioni ricorrenti il venerdì, per consentire ai dipendenti di concentrarsi sui clienti, stimolare il pensiero strategico o concedersi del tempo libero, quando necessario;
• Strutturare un piano complessivo dell’orario lavorativo che soddisfi le esigenze del team e in cui inserire le riunioni, cercando di essere il più selettivi possibili nelle tematiche considerate urgenti;
• Ridurre la durata delle riunioni a 25 minuti
• Usare il tempo degli incontri per dibattiti, discussioni e processi decisionali, stimolando la distribuzione, prima delle riunioni, di materiale da leggere e presentazioni in modo che i partecipanti arrivino già preparati
• rispettare il tempo libero e i fine settimana, da cui vanno bandite email e chiamate per qualsiasi cosa che non sia considerata urgente.

Incontri più performanti

Jim Szafranski, CEO di Prezi, società di software di comunicazione visiva, ha spiegato che nella sua società utilizzano degli strumenti che possono integrarsi con i software di videoconferenza, rendendo le riunioni più performanti.

Secondo Szafranski, alcuni supporti audio e video e alcuni protocolli da adottare possono migliorare la comunicazione. Ecco i suoi consigli:

• Registrare i primi incontri tenuti sui nuovi progetti, in modo da avere del materiale da usare per aggiornare eventuali nuove risorse all’interno del team. Le persone nuove potranno così visionare il materiale registrato, risparmiando tempo e allineandosi subito ai colleghi;
• Incoraggiare il lavoro asincrono inviando messaggi video o audio registrati;
• Usare video registrati per illustrare grafici e fogli di calcolo e, quindi, saltare riunioni non necessarie.

Stimolare la creatività

Ecco infine i consigli forniti da Shalini Govil-Pai , vicepresidente di Google TV, che possono stimolare la creatività delle riunioni:

• Impostare delle etichette di comportamento da tenere durante la riunione: pensiamo alla necessità di parlare lentamente all’importanza da parte dei partecipanti di chiudere le schede del browser e silenziare altri dispositivi;
• Concentrarsi sul fare domande migliori piuttosto che trovare risposte perfette, per diminuire il senso di pressione delle attività di brainstorming;
• Stimolare le persone a prendere appunti cartacei nelle riunioni virtuali (scrivere modifica il modo in cui pensiamo e stimola la creatività);
• Prendere in considerazione l’uso di strumenti virtuali che ricreano carta e lavagne.

Incontri troppo frequenti, posizionati nei momenti sbagliati della giornata e lasciati “a ruota libera” sono alcune delle caratteristiche delle riunioni nocive per l’attività di un’azienda.

Riuscire a comprendere come e perché è importante lavorare meglio è il punto di partenza per cambiare una routine pericolosa e demotivante.

Obiettivi chiari, partecipanti motivati, in alcuni casi anche accuratamente selezionati e l’utilizzo di strumenti di supporto utili a prendere appunti possono essere alcuni dei punti chiave per gestire al meglio il proprio tempo.

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