Fare di più, in meno tempo. Le nostre to-do-list si riempiono di cose da fare e si allungano in maniera esponenziale. Quante volte ci diciamo “Se solo le giornate fossero di 48 ore!”. Ma il problema è che, anche se lo fossero, poi sogneremmo giorni da 72.

Molto meglio provare a usare in modo più adeguato il tempo che ci è concesso. Come riuscirci? La prima cosa da fare è conoscere se stessi: capire quali sono i nostri ritmi, i momenti della giornata in cui siamo più lucidi mentalmente e le nostre priorità.

John Rampton, imprenditore, fondatore di Due, servizio di fatturazione online, e tra i primi 3 top Online Influencer al mondo secondo il magazine Entrepreneur, prova a spiegarci come cominciare con 3 strategie pratiche.

1. Crea una routine mattutina (e adottala sempre)

Alzarsi molto presto per lavorare meglio. È l’abitudine di molte persone di successo. Tim Cook si alza alle 3:45. Richard Branson alle 5:45. Jack Dorsey alle 5:30. Questo non vuol dire che funzioni per tutti (lo abbiamo visto qui), ma per molti, sì.

C’è una ragione perché questo accade. Come spiega Rampton, molte persone sono più proattive alle prime luci dell’alba. E alcuni studi lo dimostrerebbero. L’imprenditore cita per esempio l’Università di Bologna e l’Università di Hidelberg, in Germania. Christoph Randler, uno dei professori di biologia di Hidelberg, lo spiega così:

«Le persone mattiniere hanno più possibilità di ottenere successo imprenditoriale. Tendono ad avere voti migliori a scuola, che li portano quindi nei college più prestigiosi, che a loro volta conducono a migliori opportunità lavorative. Le persone mattiniere, inoltre, riescono ad anticipare i problemi, provando a minimizzarli: sono proattive».

Rampton aggiunge inoltre che chi si alza presto tende a essere più “creativo, calmo e concentrato”. Ma la domanda importante da farsi è: cosa fare una volta che mi sono svegliato presto? La risposta è: dipende da te. L’autore racconta di “trascorrere questo tempo sereno a riflettere, meditare, scrivere e a rivedere il mio calendario. Poi vado in palestra”.

È fondamentale che la propria routine mattutina sia coerente con i propri obiettivi nella vita. “Non ottieni niente se ti svegli prima e poi passi questo tempo a fare binge-watching”, spiega. È utile quindi rivedere la propria to-do-list, leggere, fare esercizio fisico (anche solo camminare), organizzare la propria scrivania e così via.

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2. Pensa in slot di energia, non in orari

Il lavoro d’ufficio ci porta spesso a lavorare in orari predefiniti e standardizzati per tutti. In Italia, in genere, questo orario va dalle 9 alle 13, con un’ora di pausa, e poi dalle 14 alle 18. Ma c’è chi è produttivo molto presto, per esempio dalle 8. Oppure chi lavora meglio prima di cena, dalle 17 alle 20. Questo perché, come spiega Robin Sharma, esperto di leadership, la produttività riguarda “non tanto cosa facciamo durante il giorno, piuttosto come funziona la nostra mente”.

Per far di più dobbiamo scoprire in quale momento della giornata abbiamo più energie e quando, quindi, siamo più produttivi. In linea di massima, gli adulti hanno il proprio picco nella tarda mattinata. Ci sarebbe una ragione fisiologica per questo: secondo Steve Kay, professore di biologia molecolare e computazionale dell’University of Southern California, è una questiona di temperatura corporea.

Kay spiega che la temperatura del nostro organismo comincia a salire poco prima del risveglio e continua ad aumentare fino a mezzogiorno. Contemporaneamente, la nostra memoria, il nostro stato di allerta e il grado di concentrazione migliorano con l’innalzarsi della temperatura. Ecco perché fare una doccia calda può migliorare questo processo naturale.

In ogni caso, è bene identificare i momenti migliori della giornata per la nostra produttività. In questo modo, spiega Rampton, possiamo sfruttare il nostro prime per impegnarci nel lavoro più importante, urgente e difficile della giornata. Questo vale soprattutto per chi lavora di concetto, visto che in genere sono le energie mentali a scemare per prime durante il giorno. Nel pomeriggio, o comunque nei momenti in cui subiamo un calo fisiologico, è meglio portare a termine i compiti che ci impegnano meno: leggere e rispondere alle email, organizzare la scrivania e pianificare le attività del giorno dopo.

3. Scegli 3 cose

Stephen Covey nel suo “Le 7 regole per avere successo”, scrive:

«La chiave non è dare priorità a ciò che hai programmato di fare, ma di programmare le tue priorità».

Quello che sembra solo un gioco di parole nasconde in realtà una grande verità: siamo noi a stabilire la nostra agenda e le attività urgenti da fare. Solo che spesso esageriamo, creando to-do-list lunghissime, con un milione di cose da fare al giorno.

Qual è la conseguenza? Che non riusciamo mai a far tutto e ci demotiviamo: ci sentiamo oppressi dagli impegni e ci distraiamo, crogiolandoci nel vittimismo. Per ovviare, spiega Rampton, dobbiamo scegliere 3 cose. Tre attività che sappiamo avranno un impatto importante sulla nostra carriera/impresa e che sono estremamente urgenti.

In questo modo, riusciremo “a restare concentrati, produttivi e tranquilli, perché siamo in grado di vedere la luce in fondo al tunnel”. Inoltre, spiega l’autore, assegnare delle priorità ti aiuta a rimanere lucido quando pianifichi la giornata successiva.

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