To-do list: come scegliere le (vere) priorità quando tutto è prioritario

To-do list: come scegliere le (vere) priorità quando tutto è prioritario

Dilemma to-do list: da strumento che ci aiuta a organizzare il lavoro, la famigerata lista può diventare un ostacolo alla produttività. Come rimediare? Ecco 3 strategie per assegnare priorità ai nostri compiti quotidiani.

«C’è più lavoro da fare che tempo per farlo». Questa frase è diventata di una banalità sconcertante. E non tanto perché chi l’ha pronunciata

«C’è più lavoro da fare che tempo per farlo».

Questa frase è diventata di una banalità sconcertante. E non tanto perché chi l’ha pronunciata sia una sprovveduta, anzi: lei si chiama Julie Morgenstern, ed è l’autrice di Never Check E-Mail in the Morning, nonché esperta di organizzazione aziendale. Ma proprio perché è talmente vera, in tantissime aziende, che è ormai diventato scontato dirlo.

Oggi i dipendenti, come i gestori di una qualunque attività, devono dividersi tra mille compiti e avere competenze trasversali e in continuo aggiornamento. Tutto, inoltre, sembra diventato una priorità nel business. Quando questo succede, diventa impossibile organizzare le proprie giornate: se tutto è una priorità, come facciamo a scegliere a quale attività dare più importanza?

Risponde a questa domanda Thrive Global, proponendo tre strategie.

Assegna le tue priorità al mattino

Il giornale cita innanzitutto l’approccio di Marie Kondo, che propone un esercizio semplice ai suoi clienti: svuotare gli armadi e i cassetti di casa, mettendo in bella mostra tutto il proprio guardaroba.

Può essere utile fare lo stesso con la propria to-do list: scrivere di mattina tutte le attività che ci aspettano durante la giornata. In questo modo avremo una più chiara panoramica di ciò che dobbiamo fare, in modo da assegnare le nostre priorità, riducendo lo stress e migliorando la produttività.

Alterna i compiti in base ai tuoi interessi

Probabilmente, nessun lavoro è completamente appagante. Chi scrive, per esempio, può trovare stimolante la fase creativa e di raccolta dei materiali, mentre rivedere il testo risulta una noia mortale.

In ogni lavoro c’è un aspetto che ci lascia svuotati e stanchi, mentre altri ci motivano ed entusiasmano. Com’è facile immaginare, i primi esauriscono velocemente le nostre energie mentali ed emotive, e risultano difficili da portare a termine, mentre i secondi ci stimolano di più a restare concentrati.

Per distinguere i diversi compiti in base non solo alle priorità, ma anche all’impatto emotivo che hanno su di noi, Thrive propone il metodo chiamato “Eisenhower Matrix”. Questa Matrice, pare ispirata alle riflessioni di Dwight Eisenhower, 34esimo presidente USA, si fonda su due etichette fondamentali: urgente e importante. Assegnando a ogni attività una combinazione delle due etichette, sarà possibile capire come ci sentiremo a riguardo.

Ecco come funziona:

  • Urgente e Importante. Attività stimolante, con un esito positivo nel breve periodo. Qui sono concentrati gli aspetti del tuo lavoro che più ti motivano a restare concentrato.
  • Urgente, ma non Importante. Attività poco arricchente, ma che richiede attenzione nel breve periodo. Email, telefonate, richieste: sono tutti compiti che non spostano di un millimetro il tuo cammino verso il successo.
  • Importante, ma non Urgente. Progetti di lungo periodo, stimolanti e importanti per la tua carriera o la tua crescita personale. Dedica un po’ di tempo a questo tipo di attività ogni giorno, o almeno settimanalmente, in modo da ricaricare le tue riserve emotive e rifocalizzare la tua attenzione sui tuoi obiettivi a lungo termine.
  • Né Urgente, né Importante. Compiti che andranno svolti “prima o poi”, ma per cui non hai mai la giusta motivazione.

Alternando queste attività tra quelle più stimolanti e quelle necessarie, ma poco interessanti, riuscirai a evitare grossi problemi emotivi.

Elimina

L’ultimo step è quello di rivedere la tua to-do list completa, ogni giorno, e di eliminare almeno una delle attività previste, oppure di delegarla a un collaboratore. Questo ti aiuterà ad allegerire i tuoi compiti quotidiani e potrà persino darti un momento di gioia e rilassatezza, prima di metterti a lavoro.

Assicurati che l’attività eliminata sia superflua, ridondante oppure non più necessaria.

To-Do List efficiente: gli altri metodi

Non esistono, chiaramente, sistemi universali per le nostre to-do list, anche perché ogni persona è diversa e ha il proprio metodo di lavoro. Per questo ti riproponiamo alcuni metodi che abbiamo indagato in passato.

Tre liste e un calendario

Allison Rimm, importante consulente manageriale statunitense, speaker e autrice del best-seller The Joy of Strategy: A Business Plan for Life, ripensa radicalmente il concetto stesso di to-do list e propone questo sistema, da lei adottato:

«Uso tre liste e un calendario. Ciascuno ha la sua funzione. La Lista #1 è per i progetti importanti ma non urgenti. La Lista #2 è per le attività che devono essere necessariamente completate oggi. Se so di non poter completare un compito urgente appena si presenta, lo registro in questa lista con la consapevolezza che entro la fine della giornata quest’ultima dovrà essere completata del tutto. La terza lista è una “not-to-do list”, che mi ricorda le attività che ho consapevolmente deciso di mettere da parte e che non meritano il mio tempo».

Per approfondire: Come creare una to-do list davvero epica (e funzionale)

Vantaggi comparati

Seguendo la teoria di Ricardo sui Vantaggi Comparati, Tiffany Dufu spiega come ottenere più risultati lavorando di meno, dimezzando la propria to-do list.

La teoria ci dice che “le Nazioni si concentrano sulla produzione dei beni che possono realizzare con buona qualità, ma con il minimo sforzo. E importano il resto dei prodotti necessari da altri Paesi”. Per applicare il principio al nostro lavoro, dobbiamo quindi capire in cosa si è veramente i più bravi e delegare il resto.

Per approfondire: Una teoria del 1817 può aiutarti a dimezzare la tua to-do-list (ed essere più efficiente)

Il Principio di Pareto

Com’è noto, il principio di Pareto ci dice che la maggior parte degli effetti (l’80%) è dovuta solo a un numero minimo di cause (il 20%). Tradotto: in un’azienda, il 20% del lavoro produce, per esempio, l’80% del fatturato. Tutto il resto è superfluo o comunque non urgente. Per ridurre la nostra to-do list e migliorare la produttività, occorre quindi concentrarsi solo su quelle attività che producono davvero gli effetti sperati.

Ecco come l’azienda Tower Paddle Boards, applicando questi e altri principi, è riuscita a diminuire drasticamente l’orario di lavoro, producendo di più: “Ho ridotto a 5 ore l’orario di lavoro nella mia azienda: ecco cos’è successo“

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To-do list: come scegliere le (vere) priorità quando tutto è prioritario

di Carmen Guarino Tempo di lettura: 4 min
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